Kostenmanagement

Betrachtet man die IT im Unternehmen mal nur als einen Kostentreiber, fällt die Aussage, mit der sich der CIO oft konfrontiert sieht, leicht: Die IT ist zu teuer. Viele ziehen in dem Zusammenhang Benchmarks heran, die sicherlich nicht falsch sind, aber oft für eine differenzierte und unternehmensspezifische Ableitung von Handlungsbedarfen kaum taugen.

Eine unreflektierte und pauschale Reduzierung der IT-Kosten mittels Rotstift – frei nach dem Motto „20% gehen doch immer“ – ist aber weder sinnvoll noch ohne eine erhebliche Zunahme des Leistungserfüllungsrisikos machbar! Jede Rasenmäher-Methode birgt nämlich die Gefahr, dass die Unternehmens-IT – als Unterstützer bei der Umsetzung der Geschäftsziele – die an sie gestellten Anforderungen zukünftig nicht mehr erfüllen kann. Vielmehr ist ausgehend von z.B. Benchmark-Ergebnissen eine differenziertere Analyse der IT-Kosten, aber auch der damit erbrachten IT-Leistungen ratsam, um langfristige und nachhaltige Effekte zu erzielen.

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass man sich dabei weniger auf die einzelnen IT-Assets und IT-Funktionen stürzen sollte, sondern zunächst die Kosten für definierte, abgrenzbare und durchgängige IT-Leistungspakete ermitteln muss. Es ist zwar im ersten Schritt aufwendiger, eine IT-Kosten- und -Leistungsrechnung aufzubauen und die einzelnen Kosten verursachungsgerecht den IT-Leistungen zuzuordnen, aber auf Basis dieser Leistungen können dann viel schneller und effizienter Handlungsbedarfe (Warum ist diese IT-Leistung so teuer?) identifiziert und Optimierungpotenzial (Wo können welche IT-Leistungen effizienter erbracht werden?) abgeleitet werden.

Bei der Ableitung der Optimierungspotentiale hilft unsere 4V-Methode:

• Verzichten: Auf was kann verzichtet werden?
• Verlagern: Was kann woanders effizienter erbracht werden?
• Verbessern: Wo kann ich die Erbringung verbessern?
• Volumen: Wo können Volumen angepasst/gebündelt werden?

Auf Basis dieser Transparenz der IT-Leistungen und -kosten lässt sich ein effizientes und vor allem vom Management verständliches Steuerungsinstrument aufbauen. Alle individuellen Besonderheiten des Unternehmens, aber auch der IT-Anwender und der IT selber lassen sich so in den Steuerungsmechanismen vollständig abbilden.